Was müssen Hotels bei der Erstellung eines Newsletters beachten? Ganz grundsätzlich gilt, dass Newsletter zwar bereits lange existieren, aber keineswegs aus der Mode gekommen sind.Im Gegenteil: Ein Newsletter kann – insbesondere bei nicht ganz so internet-affinen Empfängern – ein starkes Tool sein, um die Kundenbindung zu erhöhen, eine Beziehung aufzubauen und letztlich Buchungen zu generieren. Deshalb sollte sich jeder Hotelier auch heute noch damit auseinandersetzen, wie er mittels eines eigenen Newsletters die Köpfe und letztlich die Herzen seiner Kunden erreicht. Hier also in übersichtlicher Form alles Wichtige dazu, wie man mit einem Hotel-Newsletter Erfolg haben kann.

Technische Umsetzung: Welche Newsletter-Software wählen?

Es gibt zahlreiche Anbieter von Newsletter-Tools für die unterschiedlichsten speziellen Zwecke. Da der Überblick dabei schwerfällt, hier einige sinnvolle Empfehlungen für alle Hotels kleinere und mittlerer Größe:

1. MailChimp: Newsletter-Software mit der weltweit größten Verbreitung. Bietet vor allem eine einfache Handhabung, ist allerdings nur bis zu 2.000 Adressen kostenlos. Diese werden auch von kleinen Hotels schnell überschritten.
2. ActiveCampaign: Bietet schon mehr an Funktionen, ist ab 9 Euro pro Monat zu haben und mit 111 Euro bei 10.000 Empfängern immer noch erschwinglich – nicht zuletzt im Vergleich zu vergleichbarer Konkurrenz.
3. GetResponse: Viele Funktionen und dennoch eine übersichtliche Oberfläche. Damit ist man mit dieser Software auch bei bis zu 10.000 Kontakten für zurzeit 59 Euro pro Monat auf der sicheren Seite.

Dennoch bietet der Markt noch zahlreiche Alternativen, die gegebenenfalls ebenso sinnvoll sein können. Darum, Geld in die Software zu investieren, wird man aber kaum herumkommen. Trotzdem bleib ein Hotel-Newsletter in Bezug auf Wirkung und entstehende Kosten ein unschlagbar günstiges Marketinginstrument.

Datenschutz/Rechtliche Vorgaben für Hotel-Newsletter

Die rechtlichen Vorgaben in Deutschland sehen vor, dass man niemals ohne Einwilligung des Empfängers einen Newsletter oder sonstige unerwünschte Werbung an diesen verschicken darf. Hier gilt also, um Abmahnungen zu vermeiden: immer die ausdrückliche Einwilligung des Empfängers einholen. Zudem muss in jedem Newsletter die Option angeboten werden, sich vom Erhalt dessen abzumelden.

Wie kann man Empfängeradressen generieren?

Als Betreiber eines oder mehrerer Hotels ist man in der komfortablen Lage, dass die bisherigen Kunden sich ohnehin persönlich im Haus befinden. All diese sollte man um eine Einwilligung zum Erhalt des Newsletters bitten. Da man dies vor Ort selbst erledigt, entfällt das Anonyme eines Online-Kontakts und die Chancen stehen gar nicht schlecht. Insbesondere dann natürlich, wenn sich die Gäste bei ihrem Aufenthalt auch wohlgefühlt haben. Zwar sind manche nur Geschäftskunden oder haben sich einmalig einen besonderen Urlaub gegönnt und werden wohl nicht wiederkommen. Doch auch diese können das Hotel immer noch weiterempfehlen. Bei der Generierung von Adressen sollte man zudem recht spezifisch werden. Schlicht zu fragen, ob man den Newsletter bekommen möchte, dürfte weniger Interesse wecken, als danach zu fragen, ob man über besondere Aktivitäten und Ereignisse rund um das Hotel informieren darf.

Gestaltung: Erfolgreicher Newsletter in der Hotellerie

Bei der Gestaltung eines Newsletters in der Hotellerie gilt es mehrere Aspekte zu bedenken: Erstens werden E-Mails heutzutage auf unterschiedlichen Geräten abgerufen. Die Darstellung sollte sowohl auf einem Desktop-Rechner als auch auf einem Tablet und Smartphone korrekt sein. Zu breite Bilder oder eine verzerrte Darstellung sind absolute No-Gos, wenn man professionell wirken möchte.

Dazu kommen unbedingt Bilder im Newsletter. Textwüsten finden in der heutigen Zeit nur die wenigsten noch ansprechend. Und Bilder vermitteln immer auch eine emotionale Botschaft. Gerade, wenn das eigene Hotel idyllisch gelegen ist, wenn es im Inneren warme Atmosphäre verbreitet oder wenn man schlicht sympathische Mitarbeiter hat. All dies bewirkt immer positive Emotionen beim Empfänger. Auch ansonsten sollten die Texte optisch aufgelockert werden: kurze Absätze, möglichst aussagekräftige Zwischenüberschriften.

Inhalt: Der perfekte Hotel-Newsletter

Viele Hoteliers begehen den Fehler, viel zu viele Inhalte in eine Ausgabe eines Newsletters zu packen. Vielleicht hat man tatsächlich viel zu erzählen, doch der Empfänger hat nur ein begrenztes Zeit- und Aufmerksamkeitsbudget. Deshalb ist es besser, sich auf ein Thema in seinem Newsletter zu beschränken. Die Höchstzahl an Themen sollte auf jeden Fall drei sein, keinesfalls darüber. Am besten bleibt man bei einem Thema, dieses wirkt dann umso stärker auf den Empfänger. Eine überschaubare Länge des Newsletters kommt bei den Lesern deutlich besser an.

Gleichzeitig sollte man davon Abstand nehmen, Newsletter zu jenen Anlässen zu verschicken, zu denen jedes Unternehmen etwas veröffentlicht: Weihnachten, Ostern, Sommerferien etc. Am besten meldet man sich mit seinem Newsletter nur dann, wenn man wirklich etwas Besonderes über sich zu erzählen hat. Vielleicht hat man eine Auszeichnung gewonnen, eine besondere Veranstaltung durchgeführt oder das Angebot im Haus erweitert. Nur, wenn es wirklich erwähnenswert ist, sollte etwas Eingang in den Newsletter finden.

Bleibt noch der allerwichtigste Punkt der Inhalte: die Betreffzeile des Newsletters. Hier sollte man unbedingt sehr konkret werden. Jedes mal nur “Hotel Jedermann berichtet” als Betreffzeile zu verwenden, weckt keine Neugier. Möglichst lebendig, möglichst knapp sollte eine Betreffzeile formuliert sein – und natürlich für Spannung sorgen, was sich hinter der Formulierung im Detail verbirgt.

Wie wird ein Newsletter für Hotels erfolgreich?

Am Ende will man seine (potenziellen) Kunden aber nicht allein informieren oder mit ihnen eine gute Beziehung aufbauen. Sie sollen am Ende schließlich als Hotelgäste Umsatz erzeugen. Deshalb gilt es stets, am Ende – oder auch an anderer Stelle des Newsletters – ein “Call-to-action” einzubauen. Allein zu schreiben, dass man nun über einen neuen Wellness-Bereich verfügt, reicht nicht aus. Man sollte die Empfänger schon auffordern oder ihnen anbieten, sich das selbst einmal anzusehen. Mit einer Möglichkeit, direkt zur Buchung im Hotel weitergeleitet zu werden.

Was interessiert die Leser?

Die Newsletter-Leser interessiert, inwiefern sie von den neuen Nachrichten rund um das Hotel selbst profitieren können:

• Gibt es neue Angebote, z.B. speziell für Familien?
• Findet eine spezielle Veranstaltung statt, wenn ich meinen Urlaub in diesem Hotel plane?
• Gibt es mehr Service auf dem Zimmer, der für mich relevant ist?
• Welche neuen Attraktionen bietet die Umgebung des Hotels?

All das sind Fragen, die für die Empfänger eines Hotel-Newsletters von Relevanz sind. Und genau danach sollte man auch seine Themenwahl ausrichten.

Was interessiert die Leser nicht?

Den Leser interessieren keine problematischen Situationen, mit denen ein Hotel zu kämpfen hat. Seien es die Auswirkungen von Corona, das Ausbleiben von Schnee oder eine veränderte Verkehrsführung, die zu mehr Lärm oder weniger Kundschaft führt. Zudem sind Veränderungen im Personalbereich nur dann von Relevanz, wenn dieses Personal den konkreten Kunden auch bekannt war. Natürlich kann eine persönliche Note gerade bei kleineren Hotels auch im Newsletter nicht schaden. Auf keinen Fall sollte man hier aber übertreiben und eher eine strikte Grenze ziehen. Der Kunde will schließlich entspannten Urlaub in diesem Hotel machen und nicht seine vermeintlichen Freunde besuchen.